Mengelola persediaan barang bukan hanya soal mengetahui berapa banyak produk yang masih tersimpan di gudang. Bagi perusahaan distributor, informasi stok berkaitan langsung dengan pembelian, penjualan, pengiriman, pelayanan pelanggan, hingga kondisi keuangan perusahaan.

Bayangkan ketika pelanggan melakukan pemesanan, tetapi tim sales mendapatkan informasi bahwa barang tersedia sementara setelah dicek ke gudang ternyata stoknya kosong. Situasi seperti ini mungkin terlihat sederhana, tetapi jika sering terjadi, dampaknya bisa cukup besar terhadap operasional bisnis.

Masalah inventory juga semakin kompleks ketika perusahaan memiliki ratusan bahkan ribuan SKU, beberapa lokasi gudang, banyak transaksi setiap hari, serta sejumlah karyawan yang terlibat dalam proses keluar-masuk barang.

Karena itu, perusahaan membutuhkan metode pengelolaan persediaan yang mampu memberikan informasi secara lebih terstruktur. Salah satu pendekatan yang dapat digunakan adalah sistem inventory.

Dengan sistem yang tepat, perusahaan dapat memiliki catatan mengenai jumlah barang, lokasi penyimpanan, histori transaksi, hingga aktivitas yang menyebabkan perubahan stok.

Lalu, apa saja masalah inventory yang paling sering dialami bisnis distributor?

1. Jumlah Stok di Sistem Tidak Sesuai dengan Barang di Gudang

Pernahkah laporan menunjukkan masih ada 50 unit barang, tetapi ketika petugas gudang melakukan pengecekan ternyata hanya ditemukan 43 unit?

Perbedaan seperti ini merupakan salah satu persoalan yang cukup sering terjadi dalam pengelolaan persediaan.

Selisih stok dapat muncul karena banyak hal. Misalnya, transaksi barang keluar belum dicatat, barang rusak belum dikurangi dari persediaan, penerimaan barang belum dimasukkan ke sistem, atau terdapat kesalahan ketika melakukan penghitungan fisik.

Masalah juga dapat muncul ketika perusahaan menggunakan satuan barang yang berbeda. Contohnya, produk dibeli dalam satuan karton tetapi dijual dalam satuan pcs. Tanpa sistem konversi yang jelas, pencatatan jumlah barang dapat menjadi tidak konsisten.

Akibatnya, informasi yang digunakan oleh sales, purchasing, gudang, dan management bisa berbeda.

Bagaimana cara mengatasinya?

Perusahaan perlu memiliki pencatatan transaksi inventory yang terpusat.

Setiap aktivitas yang memengaruhi jumlah barang sebaiknya mempunyai catatan, misalnya:

• Penerimaan barang dari supplier
• Pengeluaran barang untuk penjualan
• Retur pembelian
• Retur penjualan
• Transfer antar gudang
• Barang rusak
• Penyesuaian stok
• Hasil stock opname

Dengan begitu, perubahan jumlah barang dapat ditelusuri berdasarkan transaksi yang terjadi.

Sistem inventory juga dapat menyediakan stock card, sehingga user dapat melihat histori perubahan persediaan untuk produk tertentu.

Untuk menjaga kualitas pencatatan, perusahaan tetap perlu melakukan pemeriksaan stok secara berkala. Sistem berfungsi membantu pencatatan dan analisis, sedangkan pengecekan fisik tetap diperlukan untuk memastikan kondisi sebenarnya di gudang.

Informasi mengenai pengelolaan operasional dan inventory juga dapat menjadi bagian dari praktik manajemen bisnis yang lebih terstruktur. Referensi bisnis dari U.S. Small Business Administration dapat digunakan untuk memperluas pemahaman mengenai pengelolaan usaha.

2. Pergerakan Barang Sulit Dilacak

Semakin banyak transaksi yang dilakukan, semakin sulit pula melakukan tracking secara manual.

Misalnya, sebuah distributor memiliki 2.000 SKU dan tiga lokasi gudang. Dalam satu hari terjadi puluhan transaksi pembelian, penjualan, retur, serta perpindahan barang.

Jika semua aktivitas hanya dicatat menggunakan spreadsheet atau dokumen terpisah, mencari tahu asal-usul suatu selisih stok dapat membutuhkan waktu cukup lama.

Contohnya, management menemukan bahwa stok sebuah produk berkurang 30 unit lebih banyak dari yang seharusnya.

Tim kemudian harus mencari:

• Kapan barang tersebut masuk?
• Siapa yang menerima?
• Berapa jumlah yang diterima?
• Apakah pernah dipindahkan?
• Apakah sudah digunakan untuk pesanan pelanggan?
• Apakah terdapat retur?
• Siapa yang melakukan perubahan data?

Tanpa histori transaksi yang rapi, proses investigasi bisa menjadi pekerjaan yang melelahkan.

Sistem inventory memberikan histori yang lebih jelas

Sistem inventory dapat dirancang agar setiap perubahan stok memiliki sumber transaksi.

Sebagai contoh:

Purchase Order → Penerimaan Barang → Stok Bertambah → Transfer Gudang → Sales Order → Pengeluaran Barang → Stok Berkurang

Dengan alur tersebut, perusahaan dapat mengetahui perjalanan barang berdasarkan transaksi yang tercatat.

Untuk perusahaan distributor, beberapa fitur yang dapat membantu antara lain:

• Multi warehouse
• Stock movement
• Transfer antar gudang
• Goods receipt
• Goods issue
• Purchase Order
• Sales Order
• Retur barang
• Stock adjustment
• User activity log

Dengan adanya histori tersebut, inventory tidak hanya menjadi angka di dalam database. Data tersebut dapat digunakan untuk memahami mengapa jumlah stok berubah dan transaksi apa yang menyebabkannya.

3. Sulit Mengetahui Produk yang Paling Cepat Terjual

Tidak semua produk memberikan kontribusi penjualan yang sama.

Dalam sebuah distributor, mungkin terdapat produk yang terjual puluhan atau ratusan unit setiap minggu. Di sisi lain, ada produk yang hanya bergerak beberapa unit dalam satu bulan.

Jika perusahaan hanya melihat jumlah stok tanpa menganalisis pergerakan penjualan, kondisi tersebut bisa sulit diketahui.

Padahal informasi mengenai produk fast moving dan slow moving dapat membantu tim purchasing dalam menentukan prioritas pembelian.

Misalnya:

• Produk A terjual 600 unit dalam satu bulan.
• Produk B terjual 80 unit.
• Produk C hanya terjual 15 unit.

Ketiga produk tersebut tentu membutuhkan pendekatan persediaan yang berbeda.

Produk A mungkin perlu mendapatkan perhatian lebih karena tingkat permintaannya tinggi. Sementara Produk C perlu dievaluasi agar perusahaan tidak terus menambah persediaan yang pergerakannya lambat.

Manfaat laporan inventory dan penjualan

Sistem inventory yang terhubung dengan modul penjualan dapat memberikan data yang lebih mudah dianalisis.

Management dapat melihat informasi seperti:

• Jumlah stok saat ini
• Produk dengan penjualan tertinggi
• Produk dengan penjualan terendah
• Riwayat barang masuk
• Riwayat barang keluar
• Tren penjualan berdasarkan periode
• Stok minimum
• Produk yang mendekati batas minimum

Data tersebut kemudian dapat digunakan sebagai salah satu bahan pertimbangan ketika perusahaan melakukan pembelian barang.

Jadi, fungsi sistem inventory tidak berhenti pada pencatatan jumlah persediaan. Data yang dikumpulkan juga dapat membantu perusahaan memahami pola pergerakan barang.

4. Overstock Membuat Barang Menumpuk di Gudang

Stok yang terlalu sedikit tentu menjadi masalah. Namun terlalu banyak menyimpan barang juga bukan berarti selalu lebih baik.

Kondisi ketika persediaan berada jauh di atas kebutuhan penjualan dikenal sebagai overstock.

Barang yang terlalu lama tersimpan dapat menggunakan kapasitas gudang dan membuat modal perusahaan tertahan dalam bentuk persediaan.

Beberapa risiko yang dapat muncul antara lain:

• Kapasitas gudang cepat penuh
• Biaya penyimpanan meningkat
• Modal kerja tertahan
• Barang berpotensi mengalami kerusakan
• Produk tertentu menjadi kurang relevan
• Perusahaan membutuhkan waktu lebih lama untuk menghabiskan stok

Bagi distributor dengan jumlah SKU yang besar, kondisi tersebut perlu diperhatikan karena penumpukan pada banyak produk dapat memberikan dampak yang signifikan.

Gunakan data untuk membantu mengatur persediaan

Sistem inventory dapat membantu perusahaan menetapkan parameter persediaan.

Misalnya:

Minimum Stock → Reorder Point → Maximum Stock

Ketika jumlah barang mulai mendekati batas tertentu, sistem dapat memberikan informasi kepada tim terkait.

Data historis penjualan juga dapat digunakan sebagai salah satu pertimbangan dalam menentukan jumlah pembelian berikutnya.

Namun, angka dari sistem tetap perlu dikombinasikan dengan kondisi bisnis. Faktor seperti tren permintaan, musim penjualan, program promosi, waktu pengiriman supplier, serta kondisi pasar juga perlu diperhitungkan.

Dengan pendekatan tersebut, perusahaan dapat menghindari keputusan pembelian yang hanya berdasarkan perkiraan.

5. Stock Opname Memerlukan Banyak Waktu dan Tenaga

Stock opname diperlukan untuk mengetahui apakah jumlah barang yang tercatat sesuai dengan kondisi aktual di gudang.

Masalahnya, proses tersebut dapat menjadi cukup rumit ketika perusahaan mempunyai banyak produk.

Bayangkan seorang petugas harus memeriksa ribuan item, mencatat jumlah fisik, kemudian membandingkannya dengan data administrasi.

Jika ditemukan perbedaan, pekerjaan belum selesai. Tim masih perlu mencari penyebab selisih tersebut sebelum melakukan penyesuaian.

Ketika proses dilakukan sepenuhnya secara manual, kemungkinan terjadinya kesalahan input juga semakin besar.

Sistem dapat membantu membuat stock opname lebih terstruktur

Sistem inventory dapat menyediakan fitur stock opname berdasarkan gudang, kategori, lokasi, atau kelompok produk.

Petugas kemudian dapat melakukan penghitungan fisik dan memasukkan hasilnya ke dalam sistem.

Data tersebut dapat dibandingkan dengan jumlah yang tercatat sebelumnya.

Contohnya:

Stok menurut sistem: 250 pcs
Hasil penghitungan fisik: 243 pcs
Selisih: -7 pcs

Selisih tersebut kemudian dapat diperiksa dan ditindaklanjuti sesuai prosedur perusahaan.

Jika perusahaan melakukan stock adjustment, perubahan tersebut juga sebaiknya memiliki histori agar dapat diketahui kapan penyesuaian dilakukan dan siapa user yang menginputnya.

Dengan proses yang lebih terdokumentasi, kegiatan stock opname tidak hanya menghasilkan angka baru, tetapi juga memberikan informasi untuk mengevaluasi penyebab terjadinya selisih.

Mengapa Sistem Inventory Penting untuk Distributor?

Kelima masalah tersebut menunjukkan bahwa tantangan inventory bukan sekadar persoalan “berapa jumlah barang yang tersisa”.

Perusahaan juga perlu mengetahui:

Barangnya ada di mana?

Kapan barang masuk?

Kapan barang keluar?

Mengapa stok berubah?

Produk mana yang paling banyak bergerak?

Produk mana yang terlalu lama berada di gudang?

Apakah data sistem sesuai dengan kondisi fisik?

Pertanyaan-pertanyaan tersebut akan semakin sulit dijawab ketika volume transaksi meningkat tetapi sistem pencatatan perusahaan tidak ikut berkembang.

Karena itu, sistem inventory dapat menjadi bagian penting dari digitalisasi operasional distributor.

Apa Saja Fitur yang Bisa Ada dalam Sistem Inventory?

Kebutuhan setiap perusahaan tentu berbeda. Namun secara umum, sistem inventory untuk distributor dapat dikembangkan dengan beberapa fungsi seperti:

• Master produk dan SKU
• Kategori dan brand
• Supplier
• Purchase Order
• Penerimaan barang
• Sales Order
• Pengeluaran barang
• Transfer antar gudang
• Multi warehouse
• Retur pembelian dan penjualan
• Stock card
• Stock movement
• Stock opname
• Stock adjustment
• Minimum stock
• Laporan persediaan
• User management
• Role dan permission
• Activity log

Untuk perusahaan yang membutuhkan proses lebih terintegrasi, sistem tersebut juga dapat dikembangkan agar terhubung dengan accounting, marketplace, website, aplikasi mobile, barcode scanner, QR code, maupun sistem lain melalui API.

Apakah Semua Distributor Membutuhkan Sistem yang Sama?

Tidak.

Distributor produk makanan, distributor spare part, distributor bahan bangunan, distributor alat kesehatan, maupun perusahaan retail memiliki karakteristik operasional yang berbeda.

Ada perusahaan yang hanya membutuhkan pencatatan stok dan penjualan. Ada juga perusahaan yang membutuhkan multi gudang, approval pembelian, barcode, batch number, serial number, hingga integrasi dengan accounting.

Karena itu, pemilihan sistem sebaiknya dimulai dari proses bisnis, bukan hanya dari daftar fitur.

Perusahaan perlu memahami terlebih dahulu bagaimana barang bergerak dari supplier sampai ke pelanggan.

Setelah itu, barulah kebutuhan sistem dapat diterjemahkan menjadi modul dan fitur yang sesuai.

Kapan Bisnis Distributor Perlu Menggunakan Sistem Inventory?

Tidak harus menunggu sampai jumlah produk mencapai ribuan.

Beberapa tanda yang dapat menjadi bahan evaluasi antara lain:

• Stok sering berbeda dengan kondisi gudang
• Pencatatan masih tersebar di beberapa spreadsheet
• Banyak transaksi harus diinput berulang
• Memiliki lebih dari satu gudang
• Sulit mengetahui lokasi barang
• Stock opname membutuhkan waktu panjang
• Purchasing kesulitan menentukan jumlah pembelian
• Management membutuhkan laporan stok dengan cepat
• Sulit mengetahui produk fast moving dan slow moving
• Perubahan stok sulit ditelusuri

Jika beberapa kondisi tersebut sudah terjadi, perusahaan dapat mulai mengevaluasi apakah proses inventory yang berjalan saat ini masih mampu mendukung pertumbuhan bisnis.

Sistem Inventory Bisa Dibangun Sesuai Kebutuhan Bisnis

Tidak semua perusahaan membutuhkan ERP yang besar dan kompleks sejak awal.

Sistem dapat dikembangkan secara bertahap sesuai prioritas.

Misalnya tahap pertama terdiri dari:

Master Produk → Purchasing → Receiving → Inventory → Sales → Stock Opname → Reporting

Setelah operasional dasar berjalan, perusahaan dapat menambahkan fitur lain sesuai kebutuhan.

Pendekatan ini dapat menjadi pilihan bagi perusahaan yang memiliki workflow khusus dan membutuhkan sistem yang mengikuti proses internal mereka.

Jika Anda sedang mencari jasa pembuatan sistem inventory, kebutuhan tersebut dapat dikonsultasikan terlebih dahulu agar fitur yang dibangun benar-benar sesuai dengan proses bisnis perusahaan.

Alfadigitalsolution juga menyediakan layanan jasa custom software dan jasa custom website untuk membantu perusahaan membangun aplikasi berbasis kebutuhan bisnis, baik untuk internal perusahaan maupun kebutuhan pelanggan.

Pelajari layanan Website Development Alfadigitalsolution

Kesimpulan

Pengelolaan stok merupakan bagian penting dalam operasional bisnis distributor. Ketika jumlah produk dan transaksi terus bertambah, pencatatan manual dapat menjadi semakin sulit dikendalikan.

Lima persoalan yang perlu diperhatikan adalah ketidaksesuaian stok fisik dengan data, pergerakan barang yang sulit ditelusuri, kurangnya informasi mengenai produk yang cepat terjual, overstock, serta proses stock opname yang memerlukan banyak waktu.

Sistem inventory dapat membantu perusahaan mengelola informasi tersebut secara lebih terstruktur. Mulai dari pencatatan barang masuk dan keluar, tracking pergerakan stok, pengelolaan multi gudang, hingga stock opname dan pelaporan.

Yang terpenting, sistem tidak harus dibuat berdasarkan template yang sama untuk semua perusahaan. Sistem yang baik adalah sistem yang mampu mengikuti proses bisnis dan membantu tim bekerja lebih terkontrol.

Bagi perusahaan yang membutuhkan solusi lebih spesifik, jasa pembuatan sistem inventory dan jasa custom software dapat menjadi pilihan untuk membangun aplikasi yang disesuaikan dengan kebutuhan operasional.

Butuh sistem inventory yang sesuai dengan proses bisnis perusahaan Anda?

Konsultasikan kebutuhan bisnis Anda dengan Alfadigitalsolution untuk menentukan fitur, workflow, dan solusi teknologi yang sesuai.

Konsultasi Jasa Custom Software & Website Alfadigitalsolution