Ketika bisnis mulai berkembang, kebutuhan terhadap teknologi biasanya ikut berubah. Awalnya, spreadsheet, aplikasi gratis, dan beberapa software berlangganan mungkin sudah cukup untuk menjalankan operasional. Namun, semakin banyak transaksi, karyawan, cabang, produk, dan proses administrasi, semakin besar pula kebutuhan terhadap sistem internal bisnis yang terintegrasi.
Pada tahap ini, business owner sering menghadapi pilihan: tetap menggunakan SaaS atau mulai membangun custom system?
Pertanyaan tersebut tidak bisa dijawab hanya dengan melihat harga. Sistem yang murah belum tentu paling efisien dalam jangka panjang, sementara custom system yang membutuhkan investasi lebih besar belum tentu diperlukan oleh setiap perusahaan.
Keputusan terbaik adalah sistem yang mampu menjawab kebutuhan bisnis saat ini sekaligus mendukung rencana pertumbuhan perusahaan.
Apa Itu SaaS?
SaaS atau Software as a Service merupakan model penggunaan software yang disediakan oleh pihak ketiga melalui cloud. Pengguna dapat mengakses aplikasi tanpa harus mengelola server, sistem operasi, maupun infrastruktur teknologi yang menjalankannya. NIST mendefinisikan SaaS sebagai kemampuan untuk menggunakan aplikasi milik provider yang berjalan pada infrastruktur cloud.
Dalam praktik bisnis, SaaS dapat berupa aplikasi accounting, CRM, HR, project management, POS, hingga berbagai tools operasional lainnya.
Keunggulan utamanya adalah praktis dan cepat digunakan. Perusahaan tidak perlu memulai proses development dari nol. Cukup memilih layanan yang sesuai, berlangganan, melakukan konfigurasi, kemudian sistem dapat digunakan.
Bagi perusahaan dengan kebutuhan standar, SaaS sering kali menjadi pilihan yang masuk akal.
Apa Itu Custom System?
Custom system adalah sistem yang dibuat atau dikembangkan berdasarkan kebutuhan spesifik perusahaan.
Berbeda dengan SaaS yang memiliki fitur dan aturan penggunaan dari provider, custom system dapat dirancang berdasarkan workflow bisnis yang dimiliki perusahaan.
Contohnya, sebuah perusahaan memiliki proses:
Sales → Approval → Finance → Warehouse → Pengiriman → Customer Service → Reporting.
Jika seluruh proses tersebut tidak dapat ditangani dengan satu aplikasi SaaS, perusahaan mungkin harus menggunakan beberapa platform sekaligus.
Masalahnya, setiap platform dapat memiliki database, akun, workflow, dan format laporan yang berbeda.
Custom system dapat digunakan untuk menyatukan proses tersebut dalam satu sistem yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Jika bisnis Anda membutuhkan website atau sistem berbasis web yang dapat disesuaikan dengan proses bisnis, Anda dapat mempertimbangkan layanan custom website development AlfadigitalSolution.
SaaS vs Custom System: Mana yang Lebih Baik?
Tidak ada jawaban bahwa SaaS selalu lebih baik daripada custom system, atau sebaliknya. Keduanya memiliki fungsi yang berbeda. SaaS cocok ketika perusahaan membutuhkan solusi yang sudah tersedia. Custom system cocok ketika perusahaan membutuhkan solusi yang mengikuti proses bisnis tertentu.
Perbedaannya dapat dilihat dari beberapa aspek berikut:
| Faktor | SaaS | Custom System |
| Implementasi | Cepat | Membutuhkan proses development |
| Investasi awal | Relatif rendah | Relatif lebih besar |
| Fleksibilitas | Terbatas pada fitur provider | Dapat disesuaikan |
| Integrasi | Tergantung API dan provider | Dapat dirancang sesuai kebutuhan |
| Workflow | Mengikuti sistem | Mengikuti bisnis |
| Maintenance | Umumnya provider | Dikelola bersama developer IT |
| Kontrol | Terbatas | Lebih besar |
| Pengembangan | Mengikuti roadmap provider | Mengikuti roadmap perusahaan |
Karena itu, jangan memilih hanya berdasarkan harga bulanan.
1. Pertimbangkan Kompleksitas Proses Bisnis
Pertanyaan pertama yang perlu dijawab adalah: seberapa kompleks proses bisnis perusahaan Anda?
Jika proses bisnis sederhana, SaaS biasanya sudah memadai.
Namun, kebutuhan menjadi berbeda ketika perusahaan mempunyai banyak aturan khusus.
Misalnya:
- approval bertingkat
- harga berbeda berdasarkan customer
- sistem komisi sales
- multi-gudang
- multi-cabang
- integrasi payment gateway
- integrasi marketplace
- pengelolaan supplier
- dashboard management
- workflow otomatis
- atau hak akses yang sangat spesifik
Semakin banyak proses khusus, semakin penting fleksibilitas sistem.
2. Jangan Hanya Melihat Harga Langganan
SaaS sering terlihat lebih murah karena perusahaan hanya membayar biaya bulanan atau tahunan.
Namun, business owner sebaiknya menghitung total biaya penggunaan sistem, bukan hanya harga subscription.
Misalnya perusahaan menggunakan beberapa software berbeda untuk:
- penjualan
- inventory
- accounting
- customer service
- warehouse
- reporting
Masing-masing mungkin memiliki biaya berlangganan.
Belum lagi waktu karyawan untuk memindahkan data dari satu sistem ke sistem lain.
Jika terjadi kesalahan input, perusahaan juga harus menanggung biaya koreksi dan risiko informasi yang tidak akurat.
Karena itu, perbandingan SaaS dan custom system sebaiknya menggunakan perspektif jangka menengah dan panjang.
3. Seberapa Penting Integrasi Data?
Data merupakan salah satu alasan utama perusahaan mulai mempertimbangkan custom system.
Bayangkan tim sales memiliki database sendiri, warehouse menggunakan aplikasi berbeda, finance menggunakan software lain, sementara management menerima laporan melalui spreadsheet.
Kondisi tersebut dapat menyebabkan informasi tersebar.
Custom system dapat dirancang agar data dari beberapa proses terhubung dalam satu alur.
Sebagai contoh, ketika sales membuat order, sistem dapat meneruskan informasi tersebut ke warehouse. Setelah barang dikirim, status order dapat diperbarui dan informasi pembayaran dapat diteruskan ke bagian finance.
Hasilnya, setiap divisi bekerja menggunakan sumber data yang lebih konsisten.
4. Apakah Perusahaan Membutuhkan Kontrol Lebih Besar?
Dalam SaaS, sebagian besar keputusan teknologi berada di tangan provider.
Provider menentukan fitur, update, kebijakan penggunaan, integrasi, dan berbagai aspek layanan.
Hal ini sebenarnya merupakan salah satu keunggulan SaaS karena perusahaan tidak perlu mengurus semuanya sendiri.
Namun, untuk bisnis yang membutuhkan kontrol tinggi terhadap workflow dan pengembangan fitur, keterbatasan tersebut dapat menjadi masalah.
Custom system memberikan ruang lebih besar untuk menentukan bagaimana sistem bekerja sesuai kebutuhan perusahaan.
5. Jangan Terjebak Anggapan Custom Selalu Mahal
Custom system memang membutuhkan investasi development. Tetapi, bukan berarti perusahaan harus langsung membuat sistem yang sangat besar.
Pendekatan yang lebih sehat adalah membangun sistem secara bertahap.
Mulai dari proses yang paling membutuhkan perbaikan.
Contohnya:
Tahap 1: Order Management
Tahap 2: Inventory
Tahap 3: Finance Integration
Tahap 4: Dashboard Management
Tahap 5: Automation dan Integrasi Tambahan
Dengan pendekatan tersebut, perusahaan dapat mengembangkan sistem berdasarkan prioritas dan kebutuhan nyata.
6. Pertimbangkan Solusi Hybrid
Business owner juga tidak harus memilih antara SaaS atau custom system secara mutlak.
Solusi hybrid dapat menjadi pilihan.
Misalnya, perusahaan tetap menggunakan SaaS untuk accounting karena fiturnya sudah sesuai, tetapi membangun custom system untuk order management dan warehouse.
Dengan cara ini, perusahaan hanya melakukan custom development pada bagian yang benar-benar membutuhkan fleksibilitas.
Pendekatan tersebut dapat membantu perusahaan menghindari development yang tidak diperlukan sekaligus tetap memiliki kontrol terhadap proses bisnis yang strategis.
Kapan SaaS Menjadi Pilihan yang Tepat?
SaaS dapat dipertimbangkan jika:
- kebutuhan bisnis relatif standar
- perusahaan ingin implementasi cepat
- budget development terbatas
- tidak membutuhkan banyak modifikasi
- integrasi yang dibutuhkan sudah tersedia
- dan perusahaan tidak membutuhkan kontrol penuh terhadap sistem
Dalam kondisi tersebut, membangun custom system mungkin justru tidak efisien.
Kapan Custom System Mulai Dibutuhkan?
Custom system mulai layak dipertimbangkan apabila:
- proses bisnis sulit mengikuti software standar
- banyak pekerjaan manual
- data tersebar di berbagai aplikasi
- membutuhkan integrasi antar-platform
- perusahaan memiliki workflow khusus
- membutuhkan dashboard yang spesifik
- SaaS yang digunakan semakin banyak tetapi tidak saling terhubung
- Software menjadi bagian penting dari strategi operasional
Pada titik tersebut, custom system bukan sekadar investasi teknologi. Ia dapat menjadi infrastruktur operasional bisnis.
7 Pertanyaan Sebelum Memilih Sistem
Sebelum mengambil keputusan, business owner dapat menggunakan pertanyaan berikut:
- Apakah proses bisnis saya standar atau memiliki banyak aturan khusus?
- Berapa banyak pekerjaan manual yang dilakukan setiap hari?
- Apakah data perusahaan tersebar di beberapa aplikasi?
- Apakah SaaS yang digunakan dapat terintegrasi dengan sistem lain?
- Berapa total biaya penggunaan software selama 3–5 tahun?
- Apakah perusahaan membutuhkan fitur yang tidak tersedia di SaaS?
- Apakah sistem tersebut akan tetap relevan ketika bisnis berkembang?
Jika sebagian besar jawaban mengarah pada kebutuhan khusus, custom system patut masuk dalam perencanaan.
Jangan Membuat Sistem Hanya Karena Ingin Terlihat Digital
Digitalisasi bukan berarti setiap proses harus dibuatkan aplikasi.
Tujuan utama sistem internal adalah menyelesaikan masalah bisnis.
Jika SaaS sudah mampu menyelesaikan masalah, gunakan SaaS.
Jika SaaS justru membuat proses semakin rumit, pertimbangkan custom system.
Dengan prinsip tersebut, perusahaan dapat menghindari investasi teknologi yang hanya terlihat modern tetapi tidak memberikan dampak nyata terhadap operasional.
Google sendiri menekankan pentingnya membuat konten yang benar-benar bermanfaat bagi pengguna, bukan sekadar dibuat untuk mengejar ranking mesin pencari. Prinsip yang sama sebenarnya relevan dalam memilih teknologi: solusi sebaiknya dibuat berdasarkan kebutuhan nyata, bukan sekadar mengikuti tren.
Custom Website Bisa Menjadi Awal Transformasi Digital
Bagi perusahaan yang belum siap membangun sistem besar, transformasi digital dapat dimulai dari bagian yang paling membutuhkan perbaikan.
Custom website dapat dikembangkan tidak hanya sebagai website company profile, tetapi juga sebagai bagian dari ekosistem digital bisnis, tergantung kebutuhan dan arsitektur sistem yang dirancang.
AlfadigitalSolution, misalnya, menyediakan layanan pengembangan website dengan proses mulai dari analisis, perencanaan, development & testing, hingga go-live dan maintenance. Layanannya juga mencakup website custom yang dikembangkan berdasarkan kebutuhan klien.
Pelajari lebih lanjut mengenai jasa custom website Alfadigitalsolution jika perusahaan Anda sedang mempertimbangkan pengembangan solusi digital yang lebih sesuai dengan kebutuhan internal.
Kesimpulan
Memilih antara SaaS dan custom system bukan tentang mencari teknologi yang paling canggih atau paling murah.
Yang perlu dicari adalah sistem yang paling sesuai dengan cara bisnis Anda bekerja.
SaaS unggul dalam kemudahan, kecepatan implementasi, dan efisiensi untuk kebutuhan yang sudah standar. Sementara custom system memberikan fleksibilitas lebih besar bagi perusahaan dengan workflow, integrasi, dan kebutuhan operasional yang spesifik.
Untuk sebagian bisnis, SaaS sudah cukup. Untuk bisnis lainnya, custom system dapat memberikan efisiensi dan kontrol yang lebih baik. Bahkan, kombinasi keduanya dapat menjadi strategi yang paling realistis.
Jadi sebelum memutuskan, jangan bertanya:
“Mana yang lebih murah, SaaS atau custom?”
Pertanyaan yang lebih tepat adalah:
“Sistem mana yang paling mampu membantu bisnis saya bekerja lebih efisien dan berkembang?”
Karena pada akhirnya, teknologi yang baik bukan sekadar teknologi yang memiliki banyak fitur, tetapi teknologi yang mampu menyelesaikan masalah bisnis secara nyata.
