Penerapan transformasi digital diiringi penyesuaian pada bagian manajemen perusahaan, dengan strategi tepat bisa menghasilkan banyak manfaat. Salah satu bentuk transformasi yang cukup banyak penggunaannya adalah integrasi sistem absensi online dan payroll.
Banyak manfaat dari melakukan transformasi digital, terlebih hal tersebut berkaitan dengan aktivitas tenaga kerja. Seperti yang Anda ketahui, tugas pengelolaan tenaga kerja menjadi tanggung jawab seorang HR (Human Resource). Tentu saja dengan hadirnya sistem absensi online terintegrasi dengan payroll, pengelolaan menjadi dan efisien.
Oleh karena itu penting bagi perusahaan untuk mengikuti transformasi digital dan segera melakukan penyesuaian agar produktivitas bisa tercapai. Berikut informasi mengenai fitur penting yang harus diperhatikan saat ingin menggunakan sistem absensi online.
Keuntungan Memilih Integrasi Absensi Online dan Payroll
Sebelum mengenal fitur-fitur apa saja yang perlu diperhatikan dalam memilih sistem absensi online, Anda bisa menyimak keuntungannya berikut.
1. Meningkatkan Produktivitas Tenaga Kerja
Keuntungan yang bisa Anda peroleh dengan menggunakan sistem absensi online yaitu menciptakan lingkungan kondusif, sehingga produktivitas tenaga kerja bisa meningkat.
Beralih ke sistem absensi online, maka proses pencatatan kehadiran secara real time dan lebih mudah. Hal-hal seperti kecurangan pun minim terjadi, sebab prosesnya melalui masing-masing smartphone pekerja.
Hal lain seperti titip absen dan mengantri pun tidak akan Anda temui, apabila menggunakan sistem absensi online. Dengan begitu operasional di perusahaan bisa menjadi lebih baik dan
2. Membantu Manajemen Waktu Lebih Baik
Proses pencatatan dan rekapitulasi kehadiran tenaga kerja, kerap menyita waktu cukup lama dalam pengelolaannya. HR harus melakukan pencatatan dan rekapitulasi secara tepat dan akurat untuk melakukan pemberian gaji dan evaluasi.
Padahal, jika perusahaan Anda beralih ke sistem absensi dan terintegrasi maka data kehadiran tenaga kerja bisa dipantau secara real time. Tidak hanya memudahkan dalam hal pemantauan belaka, sistem absensi online juga membantu penanggung jawab dalam menjalankan tugas nya.
Sehingga manajemen waktunya menjadi lebih baik, sebab dengan sistem otomatis dengan akurasi tinggi pekerjaan HR menjadi lebih terbantu.
3. Perhitungan dan Pencatatan Lebih Akurat
Persoalan yang kerap dirasakan oleh HR beserta tim adalah melakukan perhitungan presensi dan evaluasi terhadap tenaga kerja. Melakukan pencatatan dalam jumlah banyak, tentu tidak terlepas dari human error.
Padahal kesalahan data dalam pencatatan bisa berpengaruh terhadap tenaga kerja. Namun, hal itu tidak akan terjadi apabila perusahaan beralih menggunakan sistem absensi online.
Pada sistem absensi online memiliki database yang merekam secara real time, dan bisa dipantau baik oleh tim HR maupun tenaga kerja. Namun, tidak semua fitur bisa diakses oleh tenaga kerja.
Dengan sistem absensi yang transparan maka sebagai tenaga kerja juga akan diuntungkan. Sebab, informasi mengenai jumlah kehadiran, cuti dan izin bisa diakses dimanapun. Sehingga apabila ingin mengajukan izin maupun cuti menjadi lebih mudah.
4. Menekan Biaya Operasional
Manfaat beralih ke sistem absensi online berikutnya adalah meminimalisir biaya operasional. Memiliki jumlah tenaga kerja yang banyak, maka jumlah pengadaan mesin absensinya juga memerlukan biaya banyak.
Selain itu biaya pengadaan, perusahaan juga terbebani dengan biaya perawatan. Berbeda apabila Anda menggunakan sistem absensi online, selain membuat manajemen waktu menjadi lebih baik, investasi biayanya juga tidak tinggi.
Sistem absensi online juga menawarkan fleksibilitas yang tinggi, sehingga tenaga kerja yang harus bertugas keluar bisa melakukan presensi dimanapun.
5. Pemberian Gaji Tepat Waktu
Memilih sistem absensi online yang terintegrasi payroll bisa jadi pilihan tepat, sebab memudahkan proses perhitungan gaji masing-masing tenaga kerja. Payroll merupakan sistem pemberian gaji sesuai dengan waktu yang ditentukan.
Tidak hanya menghitung gaji pokok tenaga kerja saja, melainkan dengan sistem payroll proses perhitungan pajak, potongan hingga penyaluran upah secara otomatis. Dengan begitu, keluhan pemberian gaji meleset dari waktunya tidak akan terjadi.
6. Bisa Terintegrasi dengan Sistem Lainnya
Memang tidak bisa dipungkiri bahwa absensi berkaitan erat dengan pemberian gaji. Namun, perlu Anda ketahui bahwa dengan memilih sistem absensi online memungkinkan pengguna untuk memilih fitur lainnya sesuai dengan kebutuhan.
Bisa melakukan integrasi dengan banyak fitur merupakan salah satu keunggulan dari sistem absensi online. Anda bisa memilih layanan penyedia sistem absensi yang mempunyai penawaran fitur-fitur bermanfaat untuk menunjang produktivitas.
Fitur-Fitur Penting Pada Sistem Absensi Online
Selain penting memilih sistem absensi online yang terhubung dengan payroll, Anda juga dapat memilih fitur-fitur lainnya. Berikut beberapa rekomendasi fitur penting yang bisa Anda integrasikan dengan sistem absensi online.
1. Pengajuan Izin Atau Cuti
Selain penting untuk memperhatikan integrasi sistem absensi online dan payroll, Anda juga bisa memilih fitur lainnya seperti pengajuan izin maupun cuti. Sistem absensi online tidak hanya berfungsi untuk mencatat dan merekam presensi yang masuk.
Melainkan, Anda juga bisa memilih sistem yang mempunyai fitur pengajuan izin maupun cuti. Dengan begitu, tenaga kerja dapat mengurus izin nya dengan mudah dan memantau jumlah izin yang belum digunakan.
Selain memudahkan tenaga kerja dalam proses pengajuan, pihak HR pun menjadi lebih mudah melakukan pengecekan dan menyetujuinya. Apalagi penyampaian informasinya juga efisien, sebab langsung bisa di cek pada ponsel pribadi.
2. Pencatatan Waktu Lembur
Berikutnya fitur yang biasa ditemukan dalam sistem absensi online adalah pencatatan waktu lembur. Dalam sistem absensi online, perusahaan akan mengatur waktu kedatangan dan pulang. Sehingga, apabila jam yang tercatat melebihi dari penetapan otomatis terhitung lembur.
Dengan sistem yang terintegrasi tersebut, maka proses perhitungan waktu lembur tidak akan salah dan terekam secara detail.
3. Jadwal Shift Kerja
Beberapa perusahaan masih menerapkan pembagian shift kerja yang setiap minggunya bisa saja berbeda formasinya. Menyusun jadwal shift kerja secara manual, memakan waktu lama dan sering terjadi kurang efektif pembagiannya.
Namun, dengan beralih ke sistem absensi online yang menyediakan fitur penjadwalan shift kerja maka prosesnya jadi lebih efisien. Pembuatan shift kerja akan dibuat secara efisien dengan memperhatikan SDM perusahaan.
4. Reimbursement
Selanjutnya, fitur lain yang bisa Anda pertimbangkan ketika mencari sistem absensi online adalah reimbursement. Terkadang kondisi di lapangan membuat tenaga kerja harus menggunakan dana pribadinya untuk kepentingan perusahaan.
Dengan sistem absensi online yang memiliki fitur reimbursement, maka proses pengajuan pengembaliannya lebih mudah. Tenaga kerja bisa melakukan pengajuan secara online dengan menyertakan bukti valid. Tidak hanya mempermudah pengajuan, dengan fitur tersebut juga bisa hemat kertas dan menekan manipulasi data.
Tips Memilih Sistem Absensi Online yang Tepat untuk Perusahaan
Sudah mempunyai gambaran tentang sistem absensi online dan integrasinya dengan beragam fitur penting? Memilih sistem absensi online tidaklah hal sulit, apalagi saat ini Anda bisa menemukannya secara mudah.
Namun, pastikan saat Anda hendak memilih sistem absensi online, pastikan mengetahui apa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Setiap software absensi, bisa saja menawarkan fitur berbeda.
Salah satu rekomendasi penyedia software absensi online berbasis cloud dengan pilihan fitur menarik adalah Alfadigitalsolutions. Tidak hanya menawarkan integrasi sistem absensi online dan payroll, melainkan Anda juga bisa menikmati fitur reimbursement online.
Selain penawaran fitur lengkap, Alfadigitalsolutions juga menjamin keamanan dan senantiasa memberikan pelayanan nyaman. Selain mendukung tranformasi digital dengan menyediakan software absensi, jasa ini juga menawarkan software ERP dan pembuatan web.
