Produktivitas menjadi tolak ukur keberhasilan perusahaan. Tidak heran jika berbagai upaya dilakukan untuk mewujudkan goal tersebut. Apakah Anda pernah mengetahui pengaruh sistem absensi online terhadap produktivitas karyawan?
Jika Anda sudah mencoba banyak cara untuk meningkatkan produktivitas, mungkin kini saatnya mulai mengganti sistem absensi yang ada. Sistem absensi online memudahkan tim HR dan divisi lainnya seperti Finance.
Sebab sistem absensi tidak untuk tolak ukur kedisiplinan, melainkan datanya juga untuk pengukuran kinerja hingga penentuan gaji. Lalu apa perbedaan sistem absensi online dengan konvensional dan pengaruhnya terhadap produktivitas? Simak informasinya berikut.
Apa Itu Sistem Absensi Online?
Sebelum membahas lebih lanjut mengenai cara kerjanya dan keuntungannya, Anda perlu mengetahui definisinya terlebih dahulu. Sistem absensi mengalami perkembangan, dari secara konvensional kini lebih fleksibel secara online.
Absensi online merupakan cara perekaman presensi secara real time dengan suatu sistem (cloud) yang dapat terhubung secara otomatis di database. Sistem absensi online, tidak hanya melakukan perekaman saja, tetapi juga dapat merekapitulasi otomatis.
Apa Perbedaan Sistem Absensi Online dengan Konvensional?
Mungkin Anda juga bertanya-tanya bagaimana pengaruh sistem absensi online terhadap produktivitas karyawan yang bisa meningkat? Hal tersebut tidak terlepas dari pembaruan di sistem absensi online.
Sistem absensi saat ini dengan cara konvensional memang memiliki cukup banyak perbedaan. Pertama bisa Anda lihat dari cara absensinya, dimana sistem konvensional bisa menyebabkan antrian panjang sedangkan sistem online tidak.
Sistem absensi konvensional prosesnya masih sederhana, dan rawan terjadinya kecurangan.Sedangkan sistem absensi online selain fleksibilitas yang tinggi, hasil nya akurat dan bisa melakukan rekapitulasi otomatis.
Sistem absensi konvensional memang tidak tergantung dengan jaringan internet, hanya saja karena alat yang digunakan itu-itu saja, sehingga perlu biaya perbaikan rutin, bahkan pengadaaan baru.
Berbeda dengan sistem absensi online yang perlu investasi di awal saja. Menariknya Anda juga bisa mengintegrasikan dengan fitur-fitur tambahan, sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Keunggulan Penggunaan Sistem Absensi Online
Sudah mendapat pandangan tentang bagaimana perbedaan sistem absensi konvensional dan online? Agar lebih yakin untuk beralih ke sistem absensi online, simak keunggulannya berikut ini.
- Pencatatan Lebih Akurat
Fungsi melakukan absensi tidak hanya untuk mencatat kehadiran karyawan. Melainkan data yang tercatat juga digunakan penilaian kinerja, serta untuk menunaikan hak dan kewajiban.
Dengan menggunakan sistem absensi online yang bisa mencatat secara detail, baik dari segi waktu, bahkan lokasi sekalipun. Hasil pencatatan yang rinci dan dan bisa otomatis tersinkron, maka memudahkan dalam proses pengambilan kebijakan.
- Proses Rekapitulasi Mudah
Sebelum adanya sistem absensi online, maka proses rekapitulasi jumlah kehadiran, hingga izin menjadi lebih lama. Belum lagi jika saat rekapitulasi data dalam jumlah banyak, maka terjadinya human error pun sulit dihindari.
Berkat sistem absensi online, maka divisi HR tidak perlu melakukan perekapan data secara manual. Sebab, seluruh data presensi yang terekam langsung terekam dengan detail setiap namanya.
- Proses Pengajuan Cuti Mudah
Keunggulan lainnya dari menerapkan sistem absensi online yaitu memudahkan karyawan dalam mengajukan cuti. Setiap karyawan mempunyai jatah pengambilan cuti masing-masing, sesuai aturan di perusahaan.
Proses pengambilan cuti dengan cara manual mempunyai proses lebih lama, dan harus mengisi formulir terlebih dahulu. Sedangkan dengan sistem absensi online, tenaga kerja tinggal mengajukan cuti melalui smartphonenya masing-masing. Jadi, jika harus cuti dadakan pun tetap bisa disetujui, karena seluruh prosesnya online.
- Meminimalisir Terjadinya Kecurangan
Menggunakan cara absensi manual, memang rawan terjadinya kecurangan sebab tidak ada sistem yang mendeteksi. Berbeda dengan sistem absensi online yang mengaplikasikan teknologi biometrik maupun GPS (Global Positioning System).
Berkat penggunaan teknologi tersebut, maka karyawan yang melakukan absensi akan terekam posisinya. Tidak hanya itu saja, data digital yang masuk otomatis terenkripsi dalam sistem, jadi tidak bisa dimanipulasi.
- Menekan Biaya Operasional
Menggunakan sistem absensi online, maka perusahaan harus mengeluarkan biaya sama seperti membeli alat absen manual. Jika karyawan dalam perusahan jumlahnya banyak, maka alat yang perlu dibeli juga tidak cukup satu, dan tentu butuh biaya perawatan.
Berbeda dengan sistem absensi online, dimana tidak membutuhkan biaya perawatan. Dan pembeliannya pun tidak perlu banyak, cukup satu sudah bisa diakses di banyak cabang perusahaan sekalipun.
Pengaruh Sistem Absensi Online Terhadap Produktivitas
Setelah Anda menyimak beberapa keunggulan sistem absensi online ini, kira-kira sudah ada gambaran bagaimana cara sistem ini bisa berpengaruh terhadap produktivitas. Namun, jika Anda ingin lebih tahu pengaruhnya berikut penjelasannya.
- Kedisiplinan Karyawan Meningkat
Dengan sistem absensi online yang pencatatannya real time dan merekam informasi secara secara detail, ini membuat karyawan lebih disiplin. Sebab dalam sistem akan merekap jam kerja setiap karyawan secara akurat.
Apabila kedisiplinan karyawan ini mengalami peningkatkan, maka jelas berpengaruh terhadap produktivitas kerja.
- Beban Pekerjaan Menjadi Ringan
Tanpa peran sistem absensi yang menyediakan fitur pencatatan, rekapitulasi dan terintegrasi dengan sistem lainnya, maka membutuhkan waktu lama untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Namun, dengan beralih ke absensi online hal tersebut bisa dihandle oleh sistem.
Selain sistem bisa menghandle hal memakan waktu tersebut secara cepat, hasilnya pun tentu akurat dan minim kesalahan. Dari sini terlihat pengaruh sistem absensi online terhadap produktivitas karyawan memang benar adanya. Sebab karyawan bisa lebih fokus dengan jobdesk penting lainnya.
- Proses Pemberian Gaji Tepat Waktu
Urusan kehadiran karyawan tidak hanya mengetahui tingkat kedisiplinannya, melainkan ini juga berkaitan dengan pemberian gaji. Dalam sistem absensi online mampu merekam jumlah jam kerja, waktu lembur, jumlah cuti hingga besarnya tunjangan.
Dengan informasi yang lengkap yang sudah disediakan sistem, maka pihak HR dalam memberikan gaji hanya perlu melakukan pengecekan tanpa merekap data satu persatu. Jika pemberian gaji karyawan tepat waktu, maka semangat kerja pun meningkat dan ini berpengaruh terhadap produktivitas.
- Memberikan Kemudahan Akses
Menggunakan sistem absensi online tidak hanya membuat beban kerja menjadi ringan, tetapi juga memberikan kemudahan akses bagi karyawan saat melakukan presensi. Karyawan bisa melakukan absensi secara mandiri melalui ponsel pintarnya, asalkan berada dalam wilayah perusahaan.
Tidak hanya itu saja data rekam jam kerja dan informasi berkaitan dengan karyawan juga bisa diakses di ponsel masing-masing. Hal tersebut tidak hanya membuat nyaman pekerja, tetapi adanya transparansi data juga membuat produktivitas naik.
- Membantu Pengelolaan Jadwal Lebih Mudah
Tidak hanya memberikan akses yang mudah bagi karyawan, sistem absensi online juga memudahkan perusahaan dalam pengelolaan jadwal. Sistem absensi online bisa menyusun perencanaan jadwal kerja secara efektif dan efisien.
Dengan jadwal kerja yang tersusun dengan baik, maka perusahaan dapat terhindar dari adanya kekurangan maupun kelebihan tenaga kerja. Sehingga alur kerja berjalan sesuai dengan kebutuhan.
Rekomendasi Sistem Absensi Online dengan Berbagai Fitur
Banyak sekali benefit yang bisa Anda dapatkan jika menggunakan sistem absensi online. Rekomendasi sistem untuk absensi online dan memiliki banyak integrasi dengan fitur lainnya adalah HRIS.
Dengan sistem ini tidak hanya proses absensi saja yang mudah dan fleksibel, melainkan proses rekapitulasi mudah, bahkan perhitungan gaji pun pasti akurat dan diberikan tepat waktu.
Bagi Anda yang ingin beralih ke sistem HRIS ini agar produktivitas kerja bisa meningkat, maka bisa menggunakan produk dari Alfa Digital Solutions.
