Apa itu e-procurement?
e-procurement adalah cara lain untuk mengatakan pembelian barang dan jasa secara elektronik. Kadang-kadang disebut sebagai pengadaan online, e-purchasing, atau solusi e-procurement. Tidak sama dengan e-sourcing yang merupakan komponen dari e-procurement, terbatas pada lingkup kegiatan sumber strategis dan manajemen kontrak.
Ini dapat idefiniskan sebagai manajemen dari pembelian dan persediaan bisnis melalui platform digital atau elektronik. Namun, itu hanya berlaku untuk pembelian di sector Business-to-Business (B2B) dan bukan sector Busines to Customer (B2C).
Platform elektronik yang menyelenggarakan e-procurement mmendigitalkan pembelian dalam roses Procure-to-Pay (P2P). proses ini mencakup tiga tahap utama: pemilihan produk, penempatan pesanan, dan manajemen faktur dan pembayaran.
Manfaat e-procurement
Secara keseluruhan, e-procurement memungkinkan optimalisasi proses pengadaan, dengan empat keunggulan utama :
- Penghemtana finansial: trasnsaksi digital menghemat uang, berkat biaya tenaga kerja yang lebih rendah dan proses yang sepenuhnya otomatis. Seiring waktu, efisiensi pertransaksi ini menambah keuntungan finansial yang siginifikan bagi bisnis.
- Alur kerja yang disederhanakan: dengan menggunakan satu platform otomatis untuk Langkah-langkah utama pengadaan, bisnis menghilangkan tugas administrative dan manual yang tidak perlu, sehingga meningkatkan efisieni dan mengurangi kesalahan. Tim menghemat waktu dan dapat fokus pada tugas yang lebih komplek atau bernilai lebih tinggi.
- Kurangi waktu tunggu: secara keseluruhan, e-procurement menyederhanakan dan kesederhanaa untuk bisnis. Berkat proses otomatis, pemesanan dan penyelesaian lebih cepat, berarti bisnis mendapatkan apa yang mereka pesan lebih cepat.
- Control pengeluaran: dengan pengadaan yang tepat pada satu platform, perusahaan dapat mengakses visibilitas mereka secara real-time. Platform tersebut menyediakan solusi pelaporan dan analisis pengeluaran, sehingga tim keuangan dapat menyatukan dan merencanakan pengeluaran.
Bagaimana cara kerjanya?
ini umumnya mencakup tiga Langkah utama:
- Pilihan produk
Bisnis menggunakan platform tertentu (yaitu katalog online, situs ritel B2B atau pasar), di mana mereka memiliki akses ke seluruh rangkaian produk pemasok, termasuk semua informasi yang diperlukan dan ketentuan kontrak.
Bisnis memilih produk dan mengirim permintaan pembelan yang kemudian secara otomatis diintegrasikan ke dalam system pembelian mereka.
- Penempatan pesanan
Setelah konfirmasi, permintaan pembelian menjadi pesanan dan secqara otomatis dikirim ke pemasok dalam format digital atau elektronil. Pemasok kemudian menyiapkan produk untuk pengiriman atau pengiriiman.
- Faktur
Faktur juga dapat dibuat dan dkirimkan dengan cara yang tidak berwujud atau digital, baik sebagai pdf atau dokumen elektronik lainnya. Bisnis menerima faktur, menerima pesanan, dan memicu pembayaran, semuanya dalam satu alur kerja digital.
Siapa saja yang terlibat dalam e-procurement di suatu perusahaan?
Dalam bisnis, e-procurement umumnya ditujukan untuk:
- Departemen pembelan, atau mereka yang membuat dan mengoptimalkan pengadaan strategi.
- Pengguna akhir atau pelanggan yang melakukan pemesanan.
- Pemberi persetujuan yang mengkonfirmasi pesanan.
- Departemen keuangan dan akuntansi, yang menerima pesanan dan faktur, dan melakukan pembayaran.
Ada banyak solusi e-procurement yang tersedia dan masing-masing menawarkan fungsi dan fitur yang berbeda. Berbagai platform berbasis cloud yang mendukung pencarian, pembelian, dan pengelolaan pembelanjaan barang dan jasa, semuanya secara online.
System E-procurement
System e-procurement memfasilitasi poses e-procurement. Hal ini juga memungkinkan staf pengadaan untuk mengotomatisasi berbagai kegiatan, fungsi dan prosedur, termasuk kebijakan, kontrak dan hubungan vendor.
Meskipun fungsi dan fitur yang tersedia bervariasi di antara vendor, keuntungan terbesar perangkat lunak ini adalah menyederhanakan proses pengadaan dan menghilangkan aktivias manual atau berbasis kertas.
Banyak system e-procurement menyediakan alat yang memungkinkan manajer pengadaan untuk menyesuaikan pengalaman pengadaan. Mereka juga dapat:
- Menentukan item mana yang akan trsedia untuk pengguna mana.
- Mengontrol siapa yang dapat melihat informasi anggaran
- Mengontrol siapa yang dapat menyetujui permintaan pembelian
- Mengontrol siapa yang dapat melihat dan membayar faktur.
Banyak platform e-procurement yang dapat diakses melalui perangkat mobile seperti smartphone dan tablet.
Aplikasi e-procurement dan manajemen rantai pasokan
Aplikasi e-procurement memungkinkan kantor pengadaan untuk mengelola pembelian. Mereka juga dapat melakukan hal berikut:
- Cari melalui katalog online.
- Pilih item yang diinginkan yang sesuai dengan parameter organisasi untuk biaya, kualitas dan pemasok.
- Mengajukan permintaan
- Melacak status pengiriman.
e-procurement bermanfaat untuk manajemen rantai pasokan, terutama untuk pengadaan bahan tidk langsung, yaitu barang apa pun yang tidak terlibat langsung dalam menghasilkan produk akhir yang dijual oleh organisasi. Kategori barang ini biasanya mencakup perlengkapan kantor, perlengkapan kebersihan dan fasilitas dan barang-barang berbiaya lebih rendah lainnya.
Namun, e-procurement mungkin tidak berfungsi dengan baik untuk setiap jenis pembelian. Misalnya, mungkin tidk berhasil untuk pengadaan barang-barang penting misi yang tersedia hanya melalui beberapa pemasok.
Ini mungkin juga tidak berfungsi dimana:
- Persediaan hampir habis.
- Pengadaan barang melibatkan negosiasi yang rumit
- Potensi untuk menurunkan biaya melalui platform e-procurement adalah minimal.
Apa saja tantangan e-procurement?
Menerapkan aplikasi e-procurement memiliki tantangan potensial, terutama seputar pemasangan dan pengintegrasian perangkat lunak dengan system back-end perusahaan lainnya.
Melatih karyawan untuk menggunakannya adalah tantangan lain. Selain itu, perusahaan harus bekerja dengan pemasok untuk memastikan kelancaran transisi ke system online terbaru.
