Pengertian-Sistem-Inventory-Manfaat-dan-Tips-Pengolahannya

Bagi Anda para pengusaha, tentu sudah tak asing dengan istilah system inventory. Seiring perkembangannya, system inventory menjadi salah satu metode wajib untuk memudahkan pengelolaan barang. Bagaimana cara kerjanya? Mari kita bahas lebih jauh lewat artikel ini.

Pengertian Sistem Inventory

Sebelum lebih jauh, ada baiknya kita mengingat kembali pengertian system inventory. Sesuai namanya, sistem ini digunakan untuk memudahkan pengaturan dan pendataan ketersediaan barang. Lewat sistem ini, Anda akan lebih mudah mengetahui data atau jumlah barang yang masuk dan keluar, hingga memantau ketersediaan barang.

Tak hanya perusahaan besar seperti super market, mall atau department store, sistem inventory juga sangat berguna untuk mengelola toko kelontong kecil. Sistem ini bahkan kerap digunakan oleh para pebisnis online yang menjual barang di berbagai platform marketplace digital. Namun, khusus bagi perusahaan besar, sistem inventory yang dijalankan biasanya jauh lebih kompleks, mengingat jumlah barang yang disimpan atau diproduksi lebih banyak dari toko kecil.

Para pengelola perusahaan besar, biasanya menggunakan sistem inventory pada setiap divisi, misalnya pada area penerimaan barang atau gudang, yang kemudian dilanjutkan pada bagian stok sebelum diproses oleh bagian pemasaran maupun produksi, jika barang tersebut akan diolah menjadi barang jadi atau siap pakai.

Dahulu, sistem manajemen inventory masih sangat sederhana, yaitu menggunakan catatan manual yang diawasi oleh seorang manager. Namun, seiring perkembangan teknologi, sistem inventory pun menjadi lebih ringkas dan mudah dioperasikan melalui sistem berbasis digital. Maka dari itu, tak sulit menemukan software atau tools sistem manajemen inventaris yang beredar di pasaran.

Manfaat Sistem Inventory

Nah, dari penjelasan tentang pengertian sistem inventory di atas, Anda tentu bisa mengetahui apa saja manfaat sistem inventory untuk bisnis kan? Berikut ini merupakan beberapa manfaat sistem manajemen inventory yang bisa Anda dapatkan, antara lain:

Menjaga Ketersediaan Barang Produksi

Bagi Anda yang memproduksi barang, tentu memiliki siklus manajemen produksi kan? Sistem tersebut dilakukan untuk menghindari keterlambatan produksi barang yang dapat berdampak pada kerugian.

Karena, saat barang terlambat diproduksi, Anda tetap harus menanggung biaya operasional dari tempat produksi yang Anda gunakan. Maka dari itu, sistem inventory digunakan untuk memudahkan para pengusaha seperti Anda dalam memantau dan menjaga ketersediaan barang produksi.

Menjaga Ketersediaan Peredaran Barang di Pasaran

Setelah barang selesai diproduksi, Anda tentu harus segera mengedarkannya hingga sampai ke tangan konsumen. Beberapa pengusaha mungkin memiliki kerjasama dengan pihak ke tiga untuk memasarkan produknya di pasaran. Untuk itu, Anda tentu harus menjamin ketersediaan produk yang beredar di pasaran.

Karena, data yang dihasilkan dari ketersediaan produk di pasaran, mencerminkan berapa banyak penyerapan konsumen atau tingkat permintaan pasar pada produk yang Anda jual. Dari data ini, Anda dapat mengambil keputusan yang tepat untuk meningkatkan jumlah produksi, jika tingkat permintaan tinggi, atau menurunkan produksi jika permintaan sedang rendah. Hal ini tentu akan sangat berpengaruh pada biaya produksi, sekaligus tingkat kepercayaan konsumen terhadap produk yang Anda tawarkan.

Lebih Mudah Memantau dan Mengendalikan Barang

Dengan sistem inventory yang baik, Anda akan lebih mudah memantau dan mengendalikan barang, baik dalam hal produksi atau pengadaan dan ketersediaannya. Sistem inventory memberikan data ter-update tentang kondisi produk, sehingga Anda dapat memperkirakan kebutuhan pasar hingga kapasitas produksi yang Anda miliki.

Apalagi, jika produk Anda beredar di banyak lokasi, misalnya tersebar hingga ke berbagai daerah di luar lokasi produksi, maka semakin rumit pula cara mengelolanya. Lewat sistem manajemen inventory yang baik, pusat kendali ada di tangan Anda. Tak hanya mengontrol stok atau ketersediaan produk, Anda juga bisa mengecek kondisi barang, memesan dari pemasok hingga melacak barang yang sedang dikirim.

Meningkatkan Efisiensi, Produktivitas dan Penghematan Biaya

Sistem inventory sejatinya dirancang sebagai alat bantu yang menyediakan data tentang kondisi produk. Lewat sistem ini, pendataan barang menjadi lebih efisien dan akurat. Data yang disajikan langsung terpusat pada sistem yang bisa Anda lihat dari mana saja dan kapan saja, sehingga Anda bisa memangkas biaya yang seharusnya Anda keluarkan untuk membayar karyawan yang khusus memantau inventaris perusahaan Anda.

Sistem manajemen inventory terkini, dirancang dengan sistem otomatis yang dapat menghindari kesalahan atau human error, sehingga karyawan Anda tidak lagi harus mencatat laporan yang memakan waktu lama, jadi mereka bisa lebih fokus melakukan pekerjaan lain yang lebih penting.

Meningkatkan Kepercayaan Mitra Bisnis dan Kepuasan Pelanggan

Anda tentu memiliki mitra bisnis yang menunjang performa perusahaan Anda. Lewat sistem manajemen inventory yang baik, Anda lebih mudah menjaga kepercayaan para mitra bisnis seperti distributor dan reseller, dengan memastikan bahwa persediaan barang tetap aman. Jika pasokan produk aman, maka mereka akan lebih betah menjalin kerjasama dengan Anda dalam jangka lama.

Sejalan dengan kepercayaan mitra bisnis, Anda tentu akan mendapatkan respon positif dari para pelanggan. Lewat sistem manajemen inventory, Anda bisa menjamin ketersediaan hingga keamanan kondisi produk sampai ke tangan konsumen. Begitu pula saat ada konsumen yang ingin melakukan pengembalian produk, Anda akan lebih cepat merespon konsumen, sehingga mereka puas terhadap produk dan pelayanan yang Anda berikan.

Fitur Yang Disajikan Sistem Manajemen Inventory

Nah, itulah beberapa manfaat yang bisa Anda dapatkan dari sistem inventory yang baik. Setelah mengetahui manfaatnya, Anda tentu penasaran terhadap fitur apa saja yang disajikan sistem manajemen inventory?

Sistem inventory umumnya memiliki fitur yang memudahkan pemantauan dan pendataan produk. Namun, masing-masing sistem tentu memiliki fitur yang berbeda-beda. Berikut merupakan beberapa fitur utama yang umumya disajikan oleh sistem inventory, antara lain:

Stock Manager

Fitur ini menjadi poin penting yang harus dimiliki oleh setiap sistem manajemen inventory. Stock manager membantu Anda untuk mendapatkan data tentang kondisi produk, pergerakan stok, hingga keberadaan produk yang beredar di pasaran. Fitur ini memiliki sistem inventory on hand, yang secara otomatis akan mengalami perubahan ketika produk Anda keluar dari penyimpanan.

Procurement Manager

Tak kalah penting dari stock manager, fitur ini dapat Anda gunakan untuk mengatur data yang diinginkan, misalnya untuk menentukan jumlah stok minimal yang harus tersedia, hingga mendapatkan pemberitahuan ter-update jika stok produk Anda mulai menipis. Fitur ini bahkan dapat terhubung kepada supplier, sehingga Anda dapat melakukan pemesanan ulang atau re-order secara otomatis.

Supplier Manager

Seperti yang dijelaskan sebelumnya, Anda bisa melakukan pemesanan ulang kepada supplier jika stok mulai menipis. Menariknya, fitur supplier manager juga memungkinkan Anda membuat daftar pemasok yang diajak bekerjasama. Dari daftar tersebut, Anda lebih mudah menghubungi dan melihat produk yang dimiliki, lengkap dengan harga yang ditawarkan para pemasok.

Barcode Scanning

Anda tentu sudah tak asing dengan sistem barcode. Sistem ini digunakan untuk melabeli setiap produk secara otomatis, sehingga Anda lebih mudah mengetahui kondisi produk Anda yang beredar di berbagai lokasi pemasaran. Barcode scanning umumnya digunakan bagi Anda yang bergerak di bidang grosir atau bisnis ritel.

Shipment Tracking

Tak perlu khawatir jika barang Anda tidak sampai ke tangan konsumen. Sistem manajemen inventory terbaru telah dilengkapi dengan fitur shipmen tracking, sehingga Anda dapat melacak pergerekan barang yang sedang dikirim kepada konsumen. Beberapa sistem bahkan melibatkan pelanggan untuk mengkonfirmasi jika produk yang mereka pesan telah sampai ke tangan mereka.

Inventory Report

Semua data tentang produk Anda akan tercatat rapi pada sebuah laporan inventaris. Fitur ini berfungsi sebagai analytic tools yang bisa Ada manfaatkan untuk mengetahui pergerakan barang, jumlah, turnover hingga evaluasi stok produk. Data yang disajikan dapat digunakan sebagai pertimbangan untuk megambil keputusan yang lebih baik pada pengadaan barang, hingga strategi pemasaran yang akan digunakan.

Tips Mengelola Sistem Inventory

Itu dia beberapa fitur yang bisa Anda manfaatkan dari sistem inventory. Setelah mengetahui manfaat dan fiturnya, berikut adalah beberapa tips yang bisa Anda ikuti untuk mengelola sistem manajemen inventory, antara lain:

  • Megatur Tempat Penyimpanan

Hal ini berkaitan dengan efektifitas dan efisiensi. Jika memungkinkan, atur barang sesuai jenis, kategori dan tanggal produksinya. Agar lebih mudah, Anda bisa memberikan label khusus pada barang yang disimpan.

  • Merapikan Daftar Barang

Agar data yang disajikan sistem inventory lebih akurat, Anda harus merapikan daftar barang sesuai dengan data yang diinginkan. Misalnya produk mana saja yang paling cepat habis, dan mana yang kurang laku di pasaran.

  • Membuat Perkiraan Pergerakan Stok Barang

Jika Anda memiliki lebih dari satu jenis produk, Anda harus melakukan perkiraan pergerakan stok atau forecasting. Lewat cara ini, Anda bisa menyiapkan produk lebih cepat untuk periode berikutnya.

  • Sesuaikan Dengan Kebutuhan

Saat menggunakan sistem manajemen inventory, Anda harus menyesuaikannya dengan kebutuhan. Karena ada harga yang harus dibayar, maka pertimbangan dengan saksama, fitur apa saja yang benar-benar Anda butuhkan, sehingga sesuai dengan dana yang telah direncanakan.

  • Melakukan Stok Opname Berkala

Walaupun berfungsi secara otomatis, Anda tetap harus melakukan pengecekan barang atau stok opname secara berkala. Hal ini berguna untuk mengetahui kondisi fisik barang yang tersimpan, apakah masih sesuai dengan laporan yang Anda terima, atau ada perubahan karena kondisi yang diluar kemampuan Anda. Misalnya dari faktor cuaca dan sebagainya.

Leave a Comment

20 + 9 =

error: Content is protected !!
× Chat Via Whatsapps