Pasalnya, pembatasan kontak fisik untuk menghindari resiko penularan Covid-19 sudah menjadi keharusan yang dilakukan pengelola perusahaan.

Sayangnya, tak semua perusahaan bisa menerapkan sistem WFH yang efektif. Beberapa pemilik usaha menganggap, bekerja dari rumah tidak bisa menjamin kedisiplinan para karyawannya. Mereka khawatir, saat bekerja dari rumah, karyawan cenderung tidak fokus melakukan kewajiban dan tanggungjawab kerjanya.

Sebenarnya, anggapan ini tidak selalu benar. Buktinya, banyak pelaku usaha yang menerapkan WFH yang tetap berjalan dengan baik di masa pandemi ini. Misalnya perusahaan berbasis teknologi seperti startup, kantor pemerintahan hingga perusahaan penyedia jasa.

Dengan bekerja dari rumah, karyawan cenderung lebih fokus dan leluasa mengerjakan seluruh tanggungjawabnya kepada perusahaan. WFH juga menjadi salah satu cara ampuh untuk mengurangi konflik internal yang kerap terjadi antar karyawan dalam sebuah perusahaan.

Karena tidak saling bertemu, kosentrasi karyawan pada pekerjaannya menjadi lebih baik ketika bekerja dari rumah. Beberapa di antara Anda, para pengelola perusahaan, tentu kerap bertanya, bagaimana cara mengontrol kedisiplinan karyawan saat WFH?

Sebenarnya, ada banyak cara yang bisa Anda lakukan untuk mengelola kinerja karyawan. Selain membuat sistem pemantauan yang baik, Anda juga bisa memanfaatkan aplikasi absensi online untuk memastikan mereka bekerja sesuai porsinya.

Apa Itu Absensi Online?

Absensi menjadi sesuatu yang vital bagi setiap perusahaan. Bagi karyawan, absensi menjadi tanda bahwa mereka beritikad baik untuk bekerja sesuai jam kerja yang ditentukan. Sedangkan bagi perusahaan, absensi menjadi satu di antara indikator yang digunakan untuk menganalisa kinerja karyawan.

Pertayaannya, bagaimana cara melakukan absensi saat bekerja di rumah? Jika sebelum pandemi absensi dilakukan lewat sistem fingerprint, saat menerapkan WFH, perusahaan dapat menggantikannya lewat sistem absensi online.

Sesuai namanya, absensi online dapat dikatakan sebagai sistem pelacakan kehadiran karyawan yang dapat dipantau secara daring, alias tanpa kontak fisik. Absensi online menggunakan sistem cloud yang terhubung pada database perusahaan yang bisa diakses secara realtime.

Sistem ini memungkinkan pengelola perusahaan untuk mendapatkan data secara otomatis, dari mana saja dan kapan saja. Cukup bermodal ponsel atau laptop dan sambungan internet, absensi online pun bisa dilakukan.

Manfaat Absensi Online

Berbeda dari sistem absensi konvensional yang harus dilakukan di satu tempat, absensi online memungkinkan penggunanya mencatat kehadiran karyawan secara lebih fleksibel. Data yang dihasilkan pun lebih akurat dan tidak bisa dimanipulasi. Berikut ini merupakan beberapa manfaat absensi online di masa WFH, antara lain:

Lebih Praktis

Di era digital seperti sekarang, kepraktisan menjadi hal utama yang harus dimiliki perusahaan. Kehadiran sistem absensi online membuat pengelola perusahaan lebih mudah memantau kinerja karyawan. Karena berbasis online, Anda dapat dengan mudah melacak produktivitas karyawan hanya dari perangkat ponsel yang Anda gunakan sehari-hari.

Hemat Biaya

Jika dikalkulasi, penggunaan sistem absensi online tentu lebih hemat biaya dibandingkan sistem konvensional. Mengapa begitu? Sistem absensi berbasis online tidak memerlukan perangkat khusus untuk mencatat kehadiran karyawan.

Seperti yang Anda ketahui, harga sebuah perangkat absensi konvensional menggunakan sidik jari tidak murah kan? Nah, lewat sistem yang terintegrasi secara online, Anda tidak perlu lagi mengeluarkan biaya mahal hanya untuk mencatat kehadiran karyawan.

Sistem absensi online dapat diakses melalui aplikasi yang bisa diunduh di ponsel atau komputer. Inilah mengapa aplikasi absensi online menjadi salah satu sistem wajib yang diperlukan saat WFH.

Minim Kecurangan

Selain hemat biaya, sistem absensi online juga dirancang khusus untuk menghindari kecurangan. Sebagian besar aplikasi absensi online telah didukung oleh Global Positioning System (GPS) yang dapat melacak keberadaan karyawan.

GPS dapat digunakan sebagai cara untuk memverifikasi keberadaan karyawan, sehingga Anda bisa melacak apakah karyawan tersebut benar sedang bekerja di rumah atau tidak. Sistem ini tentu saja menutup celah kemungkinan terjadinya kecurangan seperti pada absensi konvensional.

Meminimalkan SDM

Karena dapat dilakukan secara otomatis, Anda tidak perlu mempekerjakan banyak karyawan untuk mengawasi sistem absensi online. Semua data kehadiran, ketepatan jam kerja dan kedisiplinan karyawan dapat terpantau secara mudah dari satu aplikasi.

Lebih Akurat

Semua data yang dihimpun atau direkap dalam sistem absensi online, tersimpan rapi dan akurat. Lewat sistem ini, Anda dapat lebih mudah mengontrol data karyawan tanpa kesalahan atau human error.

Tak seperti sistem absensi konvensional yang memungkinkan kesalahan faktor manusia, sistem digital yang disematkan pada absensi online dapat menyimpan ribuan bahkan jutaan data secara akurat, misalnya tingkat kehadiran karyawan, jam kerja karyawan hingga waktu lembur yang diambil oleh karyawan.

Fitur-fitur canggih yang disematkan pada sistem ini, memungkinkan karyawan melaporkan clock in atau clock out untuk mengetahui jam berapa karyawan tersebut mulai kerja.

Ada pula fitur break dan after break, yang bisa digunakan karyawan saat hendak mencatat waktu istirahat sesuai yang disepakati perusahaan. Beberapa aplikasi absensi online bahkan dibekali fitur face recognition yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi kehadiran karyawan melalui pengenalan wajah.

Terintegrasi Dengan Sistem Lain

Satu lagi keuntungan menggunakan sistem absensi berbasis online. Karena menggunakan koneksi internet, sistem absensi semacam ini dapat terintegrasi dengan sistem lain.

Misalnya terhubung dengan berbagai perangkat, atau berbagai sistem kerja, to-do list dan lain sebagainya. Beberapa aplikasi bahkan memungkinkan sistem absensi terhubung dengan sistem payroll.

Terpantau Secara Real-Time

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, sistem absensi online yang terkoneksi ke jaringan internet memungkinkan Anda memantau data secara realtime. Jadi, Anda dapat dengan mudah melakukan pemantauan kepada karyawan dari mana saja dan kapan saja, hanya bermodal ponsel dan koneksi internet.

Cara Memilih Aplikasi Absensi Online

Nah, itu dia beberapa keuntungan yang bisa Anda dapatkan dari sistem absensi online. Berlangganan aplikasi absensi online, dapat menjadi investasi jangka panjang yang menguntungkan untuk keberlangsungan perusahaan Anda. Namun, sebelum memilih aplikasi absensi online terbaik, ada baiknya Anda memperhatikan beberapa kriteria sebagai berikut:

Ketahui Jenis Pengolahan Datanya

Sebelum memilih aplikasi absensi online terbaik, ada baiknya jika Anda mengetahui dulu jenis pengolahan data yang digunakan aplikasi tersebut. Perlu Anda ketahui, ada dua jenis sistem pengelohan data yang digunakan aplikasi absensi online, yaitu On-Premise dan Cloud Storage.

Ke dua jenis pengolahan data ini tentu memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Misalnya sistem pengolahan On-Premise, jika memilih aplikasi absensi dengan sistem pengolahan tipe ini, Anda mungkin akan mengeluarkan biaya yang lebih tinggi.

Sistem ini juga memerlukan server yang harus di-maintenance oleh engineer atau website developer secara rutin. Sedangkan, jika Anda memilih aplikasi dengan sistem pengolahan data Cloud Storage, biaya yang Anda keluarkan akan lebih murah, namun data Anda tersimpan pada server yang dikelola oleh penyedia aplikasi absensi online tersebut.

Kenali Fitur-Fiturnya

Setelah mengetahui jenis pengolahan data yang digunakan, Anda juga harus mengenali fitur-fitur yang diusung oleh aplikasi yang Anda pilih. Jika memungkinkan, pilihlah aplikasi yang memiliki fitur lengkap dengan harga yang terjangkau.

Seperti yang dijelaskan di atas, beberapa aplikasi absensi online memiliki berbagai fitur canggih seperti clock in/clock out, break dan after break hingga face recognition. 

Selain fitur yang lengkap, Anda juga harus memperhatikan cara pengoperasiannya, pilihlah aplikasi yang mudah digunakan dan memiliki sistem operasi yang adaptif.

Mudah Diakses dan Dijalankan

Last but not least, setelah menemukan aplikasi absensi online yang memiliki fitur lengkap dan mudah digunakan, Anda juga harus memperhatikan bagaimana aplikasi tersebut diakses lewat berbagai perangkat.

Hal ini cukup penting, mengingat karyawan Anda mungkin memiliki kegemaran tersendiri untuk mengakses aplikasi tersebut, misalnya digunakan melalui desktop atau berbagai sistem operasi smartphone. 

Perhatikan juga tampilan yang disajikan, amatilah aplikasi tersebut dari segi kenyamanan pengguna berdasarkan User Interface/User Experience yang ditawarkan aplikasi yang Anda pilih.

Bagaimana? Sudah siap menggunakan aplikasi absensi online untuk WFH?