Sumber: Freepik
HR System, pernahkah Anda mendengarnya sebelumnya? Setiap perusahaan tentunya memiliki HR, kehadirannya akan membuat efisiensi dan produktivitas karyawan tetap baik. Kadang kala, dengan jumlah karyawan yang besar, HR akan kesulitan untuk mengatur absen, penggajian, hingga rekapitulasi kehadiran. Maka dari itu, dibutuhkan HR system berbasih cloud untuk memudahkan pekerjaannya.
HR system merupakan sistem daring berbasis cloud yang akan membuat pengelolaan karyawan jadi semakin mudah. Dengan HR system, semua keamanan data dan rekapitulasi kegiatan karyawan akan berada di satu tempat. Simak berbagai manfaat sistem ini dalam penjelasan berikut!
Mengenal HR System Berbasis Cloud
Sumber: Freepik
HR system merupakan sistem daring berbasis komputasi awan yang memungkinkan HR mengelola rekapitulasi karyawan dengan lebih efisien. Di dalam sistem tersebut, terdapat berbagai fitur yang akan membantu HR. Beberapa di antaranya melakukan perhitungan payroll, menghitung absensi kehadiran dan terlambat, hingga memproses cuti.
Sebagai pusat manajemen, HR memiliki kendali untuk melakukan pengadaan karyawan baru seperti hingga pengembangan untuk karyawan. Pengembangan bisa disesuaikan dengan kinerja karyawan, baik berupa pendidikan dan pelatihan kerja ataupun promosi.
HR juga bisa memanfaatkan sistem ini untuk memberikan kesejahteraan kepada karyawan, baik berupa penggajian, tunjangan serta bonus. Apabila diperlukan, HR pun bisa memberikan asuransi serta pensiun untuk karyawan lewat sistem HR berbasis cloud.
Manfaat Menggunakan HR System
Sumber: Freepik
Alih-alih hanya menggunakan sistem rekapitulasi konvensional, HR system memiliki manfaat yang besar, terutama bagi perusahaan maupun karyawan, diantaranya:
Menghitung Payroll Otomatis
Perhitungan payroll bisa saja membutuhkan waktu yang lama bagi HR apabila dilakukan secara manual. Alasannya karena harus menghitung pajak penghasilan, iuran BPJS, komponen lembur, bahkan bonus. Dengan bantuan sistem HR, semua perhitungan payroll bisa dilakukan secara otomatis.
HR cukup memasukkan berbagai aspek perhitungan pada payroll bulanannya, dan secara otomatis sistem akan melakukan payroll pada semua karyawan. Sehingga, keberadaan HR System tentu memudahkan kinerja HR tanpa harus membuang banyak waktu.
Data Karyawan Lebih Aman
Karyawan memiliki banyak data di perusahaan, baik dokumen pribadi hingga dokumen milik perusahaan. Oleh karena itu, dibutuhkan tempat yang tepat untuk menyimpan semua data tersebut agar tak tercecer dan mudah ditemukan.
HR system menjadi pilihan yang tepat karena semua data karyawan akan tersimpan di satu tempat. Data-data tersebut juga akan di enkripsi, sehingga bisa dipastikan keamanan dan rahasiannya. Tanpa adanya akses dari pihak yang berwenang, maka data tersebut tak akan bisa diakses.
Adaptif dengan Aturan Pemerintah
Penting bagi suatu perusahaan untuk selalu update dengan aturan yang ditetapkan pemerintah. Seringkali, aturan ini mengalami perubahan, sehingga dibutuhkan sistem yang responsif untuk menyesuaikan prosedur tersebut.
Meningkatkan Produktivitas
Pemanfaatan sistem HR akan memudahkan HR bekerja, sebab semua pekerjaan bisa dilakukan secara cepat dan efisien. Hal ini tentunya akan membuat produktivitas perusahaan meningkat, secara tak langung kondisi ini juga akan membuat kinerja karyawan menjadi lebih baik.
Memudahkan Kolaborasi antar Karyawan
Apabila dibutuhkan, HR bisa mengatur kolaborasi kepada atasan maupun karyawan untuk menggunakan sistem ini. Dengan demikian, data yang ada di dalam sistem bisa diatur, dibagikan, maupun diubah secara dinamis. Hak akses HR system pun bisa disesuaikan dengan kebutuhkan perusahaan.
Terbuka untuk Perubahan dan Inovasi
Jika HR menggunakan aplikasi biasa untuk mengatur dan mengelola kinerja karyawan, maka dibutuhkan biaya tambahan untuk melakukan upgrade. Maka, berbeda dengan pemakaian sistem HR berbasis cloud, semua perubahan, update, hingga inovasi berjalan secara otomatis.
Pasalnya software HR ini akan melakukan adaptasi dengan perkembangan teknologi, sehingga bisa diakses secara terus-menerus. Setelah update software berhasil dilakukan, semua fitur bisa langsung digunakan.
Analisis Data yang Akurat
Proses analisis data seringkali membuat HR membutuhkan waktu yang lebih lama untuk menyelesaikannya. Terlebih lagi, jika analisis yang dilakukan adalah strategi bisnis atau manajemen pengelolaan perusahaan.
Memanfaatkan HR system berbasis cloud akan memungkinkan analisis data dilakukan secara realtime. Bahkan prosesnya bisa dilakukan lebih singkat, sehingga produktivitas HR tetap terjaga. Tak hanya itu, sistem ini juga melakukan analisis yang komparatif. HR juga bisa memanfaatkan sistem ini agar tak kalah dengan kompetitor.
Memberikan Akses Informasi yang Lebih Mudah
Keterlambatan absensi, perizinan, hingga pemberian cuti bisa dilakukan lebih efisien menggunakan sistem daring ini. Informasi terkait kinerja karyawan, baik berupa jam masuk dan pulang, hari libur, hingga waktu lembur bisa tercatat dengan baik.
Memudahkan Laporan Bulanan
Kini laporan bulanan bisa diselesaikan lebih cepat dengan bantuan sistem ini. Laporan bulanan yang dihasilkan bisa berupa payroll maupun administrasi dari HR. Beberapa sistem bahkan menambahkan fitur khusus untuk penyajian laporan yang lebih menarik.
Lebih Ekonomis
Dibandingkan menambah staf HR untuk menyelesaikan pekerjaan, menggunakan software berbasis cloud jauh lebih ekonomis dan hembat biaya bagi perusahaan. Kehadiran fitur yang lengkap akan membuat kinerja HR tetap efisien tanpa menghabiskan banyak waktu.
Cara Memilih HR System Terbaik untuk Perusahaan
Sumber gambar: Freepik
Dengan banyaknya manfaat yang dihadirkan, sayang rasanya jika tidak menggunakan HR system ini. Namun, pemilihan sistemnya tetap tak boleh sembarangan, pilih sistem HR terbaik agar tak merugikan perusahaan. Setidaknya ada beberapa aspek yang perlu dilakukan saat memilih sistem HR daring, diantaranya:
Perhatikan Fitur yang Tersedia
Lihat terlebih dahulu fitur yang tersedia di dalam software sistemnya, pastikan memiliki absensi digital untuk karyawan, lembur, serta perhitungan dan pembayaran gaji otomatis. Akan lebih baik jika sistem tersebut juga memiliki fitur untuk menghitung reimbursement atau penjadwalan shift.
Kontrol yang Lengkap
Sebagai HR, tentunya harus mempertimbangkan kontrol dalam pemakaian sistem. Kenali kontrol yang tersedia di setiap fiturnya, apakah bisa mengatur jam kerja, radius jam masuk serta titik lokasi absensi, hingga teknis pengelolaan payroll.
Dapat Diakses Dimana Saja
Karena menggunakan sistem cloud, sistem ini harusnya bisa diakses dari mana saja, baik di ponsel maupun komputer. Lihat apakah sistem ini membutuhkan perangkat ataupun sistem khusus untuk menunjang kinerjanya.
Bagi Anda yang membutuhkan sistem HR terbaik untuk perusahaan, pertimbangkan untuk menggunakan layanan dari Alfa Digital Solution. Hadir dengan sistem HR online berbasis cloud, Anda bisa mengelola kinerja karyawan dengan lebih mudah.
Bukan itu saja kelebihannya, Alfa Digital Solution juga menyediakan fitur lengkap untuk sistem HR yang dimiliki. Dengan kata lain, kinerja perusahaan maupun HR bisa dilakukan lebih mudah. Fitur yang tersedia mulai dari absensi digital, pengajuan cuti digital, hingga penghitungan gaji secara otomatis.
Karyawan pun bisa mendapatkan akses sistem secara terbatas, sehingga mereka dapat mengajukan cuti maupun perizinan langsung di dalam sistem dengan menyertakan bukti foto atau softcopy dokumen. Secara otomatis, pencatatan akan dilakukan dan membuat proses perhitungan payroll jadi lebih cepat.Kehadiran HR system akan membuat produktivitas di dalam perusahaan berjalan secara lancar, ringkas dan efisien. Anda bisa mengakses Alfa Digital Solution lewat tautan berikut ini untuk melihat berbagai layanan dan fitur menarik yang tersedia.
